Le compteur de congés payés - Guide d'utilisation

1. Explication du Principe

 

  • Le compteur de congés payés, c’est quoi?

 Le compteur de congés payés vous permet de suivre, mois par mois, pour chacun de vos employés, le nombre de jours de congés payés que celui-ci a acquis et a posé. Vous savez en temps réel où en sont vos employés dans la prise de leurs congés payés et pouvez prendre en compte cette information pour créer vos plannings. 

 

  • Comment se calcule-t-il?

Le compteur de congés payés comporte 5 lignes : 

  • Congés payés acquis : chaque mois, vos employés acquièrent un certain nombre de jours de congés payés : 2.08 si vous fonctionnez en jours ouvrés et 2.5 si vous fonctionnez en jours ouvrables. 

 

Calcul du nombre de jours de congés acquis :  

Dans la pratique, le nombre de jours de congés payés acquis est calculé au prorata des jours de travail effectif de l'employé. Ainsi, on calcule un taux de présence : pourcentage de shifts (et absences correspondant à du travail rémunéré) effectués par rapport au total de shifts prévus sur le mois. On multiplie ensuite ce taux de présence par le nombre de jours de congés acquis auquel à droit l'employé (2.08 ou 2.5 selon le mode de fonctionnement de l'entreprise). 

 

Sont considérés comme du travail effectif : 

  • shifts de travail normaux
  • absence pour examens médicaux
  • accident trajet
  • accident de travail
  • arrêt maladie
  • astreinte
  • congé adoption
  • congé événementiel
  • congé maternité
  • congé paternité
  • congé payé 
  • délégation du personnel
  • école CFA
  • formation
  • heures d'activité partielle
  • jour férié
  • maladie professionnelle
  • récupération
  • récupération jour férié
  • repos compensateur
  • repos forfait
  • RTT
  • repos compensateur de nuit

 

Les absences qui ne sont pas considérées comme du travail effectif sont :

  • absence injustifiée
  • absence autorisée
  • départ anticipé
  • congé parental 
  • congé sans solde
  • grève 
  • mise à pieds conservatoire
  • mise à pieds disciplinaire
  • absence entrée sortie
  • suspension de contrat
  • solde de tout compte

 

On divise le nombre d'heures de travail effectif réalisées par l'employé sur le mois par le nombre d'heures de travail prévues pour obtenir le taux de présence. 

Ces heures prévues sont toutes les heures de travail planifiées sur le planning de Skello, sans compter les repos hebdomadaires et les absences 'Pause'.  

 

Exemple : sur le mois de Janvier, Paul avait 150h planifiées sur Skello, dont 10h de pauses et repos hebdomadaires. Or, sur ce mois, il a effectué 130h de travail effectif, parce que sur ses 140h de travail prévues, 10h correspondaient à des absences injustifiées ou autorisées. Donc le taux de présence est de :

130 / (150 - 10 ) = 130 / 140 = 92%

L'établissement de Paul fonctionne en jours ouvrés, il est ouvert 5 jours par semaine. Donc sur le mois de Janvier, Paul acquiert : 92% * 2.08 = 1.91 jours de congés payés.

 

  • Congés payés posés : toutes les journées ou demi-journées de congés payés créées sur le planning de l'employé sont automatiquement comptabilisées dans cette ligne du compteur
  • Compteur de congés payés avant modifications manuelles : il s'agit du solde des deux lignes précédentes. Si il est positif, cela signifie que votre employé a encore des congés à poser, si il est nul c'est qu'il les a tous posés, s'il est négatif c'est qu'il a posé plus de congés qu'il n'en avait acquis. 

Attention, le compteur est évolutif ! Ainsi, le compteur du mois m est égal à :

Compteur après modifications manuelles du mois m-1 + congés payés acquis au mois m - congés payés posés au mois m.

  • Modifications manuelles : dans cette case, vous pouvez modifier le compteur de congés payés à tout moment ! Il suffit de cliquer sur la case Modifications manuelles et d'entrer le nouveau solde. 
  • Compteur de congés payés après modifications manuelles : il s'agit du solde des congés payés acquis et des congés posés, incluant les modifications manuelles. 

 

2. Initialisation du compteur de congés payés

 

  • Pourquoi initialiser les compteurs de congés payés de vos employés ?  

Vous venez d'arriver sur Skello, mais vos employés ont acquis et posés des congés payés avant cela. L'initialisation des compteurs d'heures vous permet d'indiquer où ils en sont, afin que Skello prenne le relais sur votre compteur Excel ou manuel ! 

Lors de la création de votre compte, dans l'onglet Paramètres, vous pouvez lancer les compteurs de congés payés. 

 

Vous devez alors initialiser les compteurs de congés payés. L'initialisation peut se faire de deux manières : 

  • depuis les Paramètres : vous pouvez initialiser les compteurs de tous les employés d'un coup 
  • sur les fiches employés : vous allez initialiser le compteur de chaque employé

 

 

 

  • Les étapes d'initialisation

 

  • Mois d'initialisation

C'est ici que vous indiquez le mois à partir duquel vous souhaitez lancer les compteurs de congés payés sur Skello. Pour un fonctionnement optimal, choisissez le premier mois d'utilisation de Skello.

Exemple : je lance mon établissement sur Skello le 14 Janvier, je lance les compteurs de congés payés sur Skello pour le mois de Janvier !

 

  • Indication des compteurs 

Vous devez initialiser les compteurs de vos employés, c'est-à-dire indiquer pour chaque employé son solde (nombre de congés acquis - nombre de congés posés) au mois choisi lors de l'étape précédente.

Comme un employé arrive souvent en cours de mois, afin de ne pas fausser le calcul sur le premier mois de compteur, Skello ne calcule pas les congés payés pour le premier mois ! Il faut donc que vous preniez en compte le mois d'arrivée sur Skello dans l'initialisation des compteurs. 

Une fois que les soldes de tous les employés sont renseignés, ça y est ! Vous pouvez utiliser Skello pour suivre en temps réel les congés payés de vos employés !

 

  • Sauvegarder et finir plus tard

 Depuis l'onglet Paramètres, si vous ne souhaitez pas remplir tous les compteurs d'un coup, cliquez sur 'Sauvegarder et finir plus tard'. Ainsi, si vous cliquez sur Valider alors que certaines cases ne sont pas remplies, celles-ci deviennent rouges et le bouton Annuler devient Sauvegarder et finir plus tard.

Tant que tous les compteurs ne sont pas initialisés, dans l'onglet Paramètres, l'initialisation sera considérée comme "En cours".

Pour finir de remplir les compteurs, il suffit de cliquer sur "continuer" et de renseigner les compteurs manquants, de valider, et les compteurs de congés payés sur Skello sont lancés !

 

 

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