Le compteur d'heures - Guide d'utilisation

Introduction :

Vous avez été nombreux à nous demander plus de simplicité, de transparence et de flexibilité par rapport à la compensation des heures supplémentaires sur Skello.

Nous avons donc repensé en profondeur la façon dont il fonctionnait ! Voilà les changements dont vous pouvez dès à présent bénéficier sur Skello :

 

  1. Le solde cumulé a été rebaptisé “compteur d’heures”
  2. Le compteur d’heures se trouve désormais sur le planning, l’espace employé et le rapport (sur Skello et sur Excel) avec un historique.
  3. Son calcul a changé : nous ne considérons plus qu’un congé sans soldes par exemple est une absence qui donne lieu à une récupération en temps de travail et qui doit donc être déduite du compteur d’heures !
  4. Pour faire récupérer des heures “en plus” justement, une seule absence vous est proposée désormais : la récupération !
  5. Enfin, vous avez la possibilité à n’importe quel moment de comprendre quel est l’impact de chaque absence sur ce compteur et comment il est calculé, précisément.

 

1. Explication du Principe

 

 

  • Le compteur d’heures c’est quoi?

 

Le compteur d’heures va vous permettre de suivre, sur une période donnée l’évolution des heures réalisées par vos employés. Il est utile lorsque vous faites de la compensation, ou que vous avez un accord de modulation du temps de travail avec vos employés. Il permet de  calculer automatiquement si vous lui devez ou s’il vous doit des heures : en vous donnant la somme des heures en plus et des heures en moins par rapport à la base contrat de votre employé sur une période donnée.

 

Un exemple pour mieux comprendre : Paul a un contrat à 35h. Il fait 40h en semaine 1 (= +5h) puis 33h en semaine 2 (= -2h), son compteur sera donc de +3h en semaine 2.

  • Comment se calcule-t-il?

Calcul des heures en plus ou en moins par semaine

-Ce nombre d’heures planning se calcule de la manière suivante :

Nombre d’heures de travail + Nombre d’heures d’absences (hors repos hebdomadaires et pauses)

-À partir de ce nombre d’heures planning, Skello effectue pour vous le calcul suivant :

(Heures planning - Absences à retirer du compteur - Volume horaire hebdomadaire)

== > Ce qui donne un chiffre, positif négatif ou nul sur la semaine donnée.

Les absences ‘retirées du compteur’ sont les suivantes :

  • Retard
  • Récupération
  • Absence Injustifiée
  • Absence Autorisée
  • Départ Anticipé

 

Un exemple pour mieux comprendre :

-Paul a un contrat à 35 heures. Il travaille 10 heures sur la semaine S1, a 10 heures d’arrêt maladie, 15 heures d’absence injustifiée et 2 heures de pause.

Heures planning = (10+10+15) = 35

(Heures planning - Absences à retirer du compteur - Volume horaire Hebdomadaire) = 35 - 15 - 35 = -15 h

 

Calcul du compteur d’heures sur une période donnée

Sur une période donnée, Skello calcule la somme des compteurs semaines ce qui donne un résultat positif, négatif ou nul.

Par exemple, si la semaine S1 notre fameux Paul a un total à -15h (en dessous de son contrat), la semaine S2, +5h et la semaine S3 un total à +10h

Son compteur à la fin de la semaine S3 sera donc à : (-15+5+10) = 0h

  • Où puis-je retrouver ce compteur d’heures sur Skello?

 

Sur le planning

Sur votre planning, vous avez désormais la possibilité de visualiser

  • Le total suivant : (Heures planning - Absences à retirer du compteur - Volume horaire hebdomadaire)
  • Et… votre compteur d’heures! Il se situe en haut à droite du planning. C’est le compteur actualisé à la fin de la semaine précédente.

 

Un exemple pour mieux comprendre : Vous êtes sur la semaine S4, Paul a terminé sa semaine S3 avec un compteur à 0 heures. Vous souhaitez planifier sa semaine S4. Lorsque vous arrivez sur le planning de la semaine S4, vous aurez le total “-35 heures” affiché sur le planning à droite vous indiquant qu’il n’a aucune heures à rattraper mais que vous n’avez pas encore planifié sa semaine (donc il faut que vous le planifiez sur 35 heures)

 

Ce compteur s’affiche en orange sur votre planning lorsque vous cliquez sur le bouton “compteur” en haut, à droite du bouton “total”.

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Sur l’espace employé

C’est ici qu’est stocké l’historique de ce compteur d’heures, qui vous permet de voir comment celui-ci a évolué au fil du temps.

 

Pour y accéder, il faut cliquer sur “employés” dans la barre de navigation en haut de votre écran puis sur “Historique / Compteurs”

Vous avez ici une vision mois par mois et semaine par semaine sur l’évolution de votre compteur. C’est aussi ici, que vous pouvez modifier manuellement votre compteur pour chacun de vos employés! Skello garde l’historique de toutes ces modifications et de l’évolution du compteur de vos employés au fil du temps.

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Dans l’onglet rapport de Skello

C’est à cet endroit que  vous allez pouvoir générer un rapport sur une période donnée. Vous pourrez avoir une vue sur l’évolution du compteur de chaque employé sur la période sélectionnée !

Vous allez également pouvoir remettre à zéro tous les compteurs de vos employés, en un clic. Pratique si vous faites de la compensation mensuelle par exemple !

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Dans le rapport de paye (Excel) de Skello

Dans le rapport Skello, vous allez désormais pouvoir visualiser ce compteur en détail à différents endroits.

1/ Dans le premier onglet, dans la rubrique “heures planning période”

2/ Dans le deuxième onglet, dans les fiches employés dans la rubrique “heures planning période”

3/ Et enfin, dans le 4ème onglet, qui vous permet de visualiser, pour chaque employé, comment a été calculé son compteur sur la période sélectionnée

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  • Quel est le changement par rapport à l’ancien système de compensation?

 

Le paramétrage

Premièrement vous n’avez plus à paramétrer la façon dont vous compensez vos heures, au mois, à l’année ou depuis le début de la date d’embauche, Skello s’occupe de tout.

En effet, vous pouvez calculer ce compteur sur n’importe quelle période. Si vous fonctionnez par exemple sur une période de juin de l’année N à juin de l’année N+1, il vous suffit de remettre à zéro en un clic tous les compteurs une fois par an au mois de juin!

Si vous faites de la compensation sur un mois, ou sur 3 mois, vous pouvez remettre ces compteurs à zéro tous les mois, tous les 3 mois.. tout ça en un clic !

La flexibilité est notre maitre mot!

 

Les absences

-Simplification

Si vous avez activé l’option de compensation, vous souhaitez :

1/ Accorder des heures de récupération à vos employés pour compenser les heures en plus de travail effectuées

2/Au contraire, compenser les heures que vous doit l’employé par des heures de travail en plus par rapport à son contrat, sur une semaine donnée.

Pour que votre employé récupère les heures en plus effectuées en repos il faut que vous utilisiez l’absence “Récupération”.

Celle-ci sera déduite du compteur d’heures et viendra donc compenser les heures effectuées au delà du contrat de votre employé.

-Nouvelle Classification

Désormais vous avez 3 types d’absences qui vont toutes les 3 avoir un impact différents sur votre compteur.

  • Les absences soustraites du compteur
  • Les absences prises en compte dans le compteur
  • Les absences qui ne sont pas prises en comptes (ni ajoutées ni retirées) du compteur

Retrouvez ici la liste de ces différentes absences.

Désormais, un congé sans soldes, une suspension de contrat ou une mise à pieds ne seront plus déduites des absences qui sont déduites du compteur !!!

-Transparence & Éducation

Nous avons également ajouté des explications aux endroits clés de l’utilisation des absences.

Sur la planning par exemple, vous pourrez voir l’impact de chaque absence sur ce compteur et comprendre le fonctionnement de celui-ci.


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Le rapport

Votre rapport de paye aussi a été simplifié, amélioré ..

Retrouvez ici tous les détails sur ces changements : https://skello.zendesk.com/hc/fr/articles/360002705514 

Rien de révolutionnaire, juste une simplification pour vous faciliter la vie à vous, et votre comptable!



  1.     Comment mettre en place ce compteur d’heures?
  • Reprise d’historique

La première fois que vous allez activer l’option de compensation avec le nouveau compteur d’heures, vous allez devoir effectuer une reprise d’historique pour tous vos employés.

Pour cela, rien de plus simple. Rendez-vous dans l’espace employés. Vous pouvez alors pour chaque employé faire une modification manuelle du compteur en ajoutant ou en retirant à son compteur le nombre d’heures nécessaires.

  • Arrivée d’un nouvel employé

Si un de vos employés commence à travailler en cours de semaine, les heures effectuées sur sa première semaine ne seront pas prises en compte. Si vous souhaitez qu’elles les soient, vous pouvez alors faire les modifications manuelles sur le compteur d’heures de cet employé en vous rendant sur son profil dans l’onglet « compteurs ».

  • Comment l’utiliser au quotidien

Planning

Sur votre planning, vous pouvez désormais créer les shifts de la semaine pour vos employés en prenant en compte le nombre d’heures disponibles dans leur compteur. Si le compteur est à zéro vous devez le planifier autant d’heures que sa base contrat, s’il est positif il faut que vous planifiez moins d’heures que sa base contrat et s’il est négatif vous devez le planifier plus que sa base contrat !

Pour visualiser ce compteur, rien de plus simple, vous cliquez sur le bouton « compteur » en haut à droite de votre planning.

 

Rapport

Retrouvez dans l’onglet « rapport » de Skello, l’évolution de votre compteur semaine par semaine sur la période que vous sélectionnez, dans la section ‘heures planning période’.

Le chiffre en gras et en bleu/ ou rouge vous indique la valeur de ce compteur d’heures à la fin de la semaine, le chiffre en italique et en gris juste au-dessous vous indique le nombre d’heures planning sur cette semaine en question.

La colonne ‘modification du compteur’ vous indique les heures que vous avez manuellement ajoutées ou retirées du compteur pour l’employé.

C’est aussi à cet endroit que vous pouvez remettre à zéro tous les compteurs de vos employés en un seul clic. Pratique si vous faites de la compensation mensuelle par exemple !

 

 

 

 

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