Registre Unique du Personnel et Dématérialisation

Cet article concerne toutes les conventions.

Le Registre Unique du Personnel : une obligation légale

D’après le Code du travail, vous devez impérativement tenir un registre unique du personnel (RUP) qui liste toutes les personnes embauchées chez vous, jusqu’à 5 ans après la fin de leur contrat.

Salariés: Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches dans ce RUP.

Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauche et de façon indélébile.

Stagiaires :  Les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Pendant des années vous deviez tenir ce registre sur papier, un travail long et fastidieux, et un papier souvent égaré ! Mais bonne nouvelle, le RUP s’est dépoussiéré ! Compte tenu du nombre croissant d’entreprises utilisant des logiciels de paie, le Code du travail permet de déroger à cette pratique et autorise la tenue d’un RUP sur un support informatique, sous réserves de maintenir les  "garanties de contenu et de contrôle équivalents à la version papier. »

 

Votre RUP directement disponible depuis Skello !

Skello vous permet d’avoir à la portée d’un clic votre registre du personnel toujours accessible depuis l’espace employés.

Notre registre permet de « maintenir les garanties de contenu et de contrôle équivalents à la version papier » puisque nous gardons en mémoire toutes les données des employés, mêmes ceux qui ne font plus partie de votre établissement et qui ont été archivés pendant toute la durée de votre utilisation de Skello.

La bonne nouvelle ? La tenue d’un registre sous forme informatisée dispense l’employeur d’une déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés)

En revanche, le code du travail prévoit que cette « dérogation » soit portée à la connaissance des DP (délégués du personnel). En outre, l’employeur doit adresser à l’inspection du travail l’avis résultant de cette consultation. Pensez-y avant de passer au Registre du Personnel Dématérialisé avec Skello!

Les informations nécessaires dans votre RUP :

  • Les informations de base de vos employés : nom, prénom, numéro de sécurité sociale ;   
  • Sa nationalité, date de naissance et sexe ;
  • Emploi et qualification ;
  • Dates entrée et sortie de l’établissement ;
  • Autorisation d’embauche lorsqu’elle est nécessaire ;
  • Numéro titre de travail pour les étrangers ;
  • La mention CDD éventuelle, ou temporaire ou encore mis à disposition ;
  •   L’indication temps partiel éventuel ;
  •   Le statut apprenti ou contrat de professionnalisation.

Skello vous permet de générer automatiquement votre RUP avec toutes les informations obligatoires. Vous pouvez le télécharger en cliquant sur la petite flèche bleue depuis l’onglet Employé.

 

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La mise à jour du RUP doit se faire :

1) A la conclusion d’un contrat de travail

Le personnel doit être inscrit en respectant l'ordre chronologique d'embauchage et de façon indélébile.

2) A la rupture du contrat de travail

Indication de la date de sortie de chaque salarié au moment de la rupture de son contrat de travail (démission, licenciement, retraite, fin de contrat CDD, rupture conventionnelle, etc.)

Si vous souhaitez plus d’informations, vous trouverez tout ici : https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/le-reglement-interieur-et-le-pouvoir-de-direction/article/le-registre-unique-du-personnel

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